Wybór odpowiedniej niszczarki do biura to inwestycja w bezpieczeństwo danych i sprawną pracę zespołu. Aby uniknąć frustracji i częstych awarii, przyjrzyjmy się najważniejszym parametrom technicznym urządzenia.
Artykuł tłumaczy, dlaczego niszczarka to podstawowy element bezpieczeństwa danych i jak dobrać model, który poradzi sobie z codzienną pracą biura. Znajdziesz w nim:
omówienie poziomów DIN 66399 (P-1–P-7) i rodzajów cięcia (paskowe, ścinkowe, mikrościnkowe),
wyjaśnienie, jak wielkość ścinków, liczba wkładanych kartek, jednorazowo niszczonych kartek i pojemność kosza wpływają na wygodę pracy,
wskazówki dotyczące czasu pracy ciągłej, hałasu i szerokości szczeliny,
informacje o niszczeniu dodatkowych materiałów (zszywki, karty, płyty) i o tym, jak dopasować rozmiar urządzenia do biura.
W większości biur codziennie przewijają się stosy dokumentów – część z nich prędzej czy później trafia do kosza. Ale jeśli zawierają dane osobowe, umowy czy inne ważne informacje, nie wystarczy je po prostu wyrzucić. Trzeba je zniszczyć tak, żeby nikt niepowołany nie mógł ich odczytać. I tu właśnie przydaje się niszczarka – sprzęt, który załatwia to szybko, cicho i bez zamieszania. Na rynku jest mnóstwo modeli, ale nie każdy poradzi sobie z intensywną pracą. Warto wiedzieć, czego szukać, zanim wrzucisz pierwsze papiery do podajnika.
To jeden z najważniejszych parametrów, jeśli w firmie przetwarza się dane wrażliwe. Norma DIN 66399 wyróżnia siedem poziomów bezpieczeństwa – od P-1 do P-7. Każdy kolejny stopień bezpieczeństwa oznacza mniejsze ścinki i trudniejszy dostęp do informacji. Niszczarka o stopniu tajności P-1 tnie papier na długie paski, które można odczytać bez większego problemu. Modele P-3 lub P-4 to już standard biurowy, który wystarcza przy danych osobowych i dokumentach wewnętrznych. P-5 i wyższe stosuje się tam, gdzie trzeba zachować szczególną poufność, np. w kancelariach prawnych czy instytucjach publicznych. Im wyższy poziom DIN, tym większa ochrona – ale też wolniejsza praca i wyższa cena sprzętu.
Na rynku dominują dwa podstawowe typy cięcia: paskowe i ścinkowe. System cięcia paskowy tnie papier wzdłuż na długie, wąskie paski – to najprostszy, ale i najmniej bezpieczny system. Systemy Ścinkowe (czyli cross-cut) tną papier zarówno wzdłuż, jak i w poprzek, tworząc krótkie prostokąty, znacznie trudniejsze do odtworzenia. Oprócz nich można spotkać jeszcze systemy mikrościnkowe (micro-cut), które tną papier na bardzo drobne kawałki przypominające ścinki z niszczarki konfetti – idealne do niszczenia danych wrażliwych lub poufnych.
Parametr pokazuje, jak drobno niszczarka tnie dokumenty – i to w zupełnie dosłownym sensie. Wielkość ścinków podaje się w milimetrach, na przykład 4 × 40 mm albo 2 × 15 mm. Im mniejsze ścinki, tym trudniej odtworzyć zawartość dokumentu, a jednocześnie mniej miejsca zajmują w koszu. To nie tylko kwestia bezpieczeństwa, ale też wygody. Warto sprawdzić, jakie wartości ma dany model – czasem dwie niszczarki o tym samym poziomie DIN różnią się wielkością ścinków, co wpływa na ich skuteczność i wydajność.
Ten parametr mówi, ile kartek można wrzucić do niszczarki za jednym razem. Proste modele poradzą sobie z 5–6 arkuszami, mocniejsze nawet z 15 czy 20. Warto to dopasować do tempa pracy w biurze – im więcej dokumentów do zniszczenia w ciągu dnia, tym większa jednorazowa wydajność będzie potrzebna. Oszczędza to czas i zmniejsza ryzyko zacięć, które przy zbyt grubym pliku papieru mogą się zdarzyć.
Kosz to niepozorny, ale bardzo ważny element każdej niszczarki. Zbyt mały będzie trzeba opróżniać co chwilę, co w większym biurze szybko staje się uciążliwe. W modelach biurkowych kosze mieszczą zwykle 10–15 litrów, ale w urządzeniach do intensywnej pracy spotyka się nawet 30–40 litrów. Warto też zwrócić uwagę, czy kosz ma przezroczyste okienko lub czujnik zapełnienia – to małe udogodnienie, ale bardzo przydatne na co dzień.
To, jak szeroki papier da się wsunąć do niszczarki, zależy właśnie od szerokości szczeliny. Standardowo wynosi ona około 220–240 mm i pozwala na zniszczenie kartek w formacie A4 bez zginania. Ale jeśli w biurze często pojawiają się dokumenty w większym formacie – A3 lub nietypowe wydruki – lepiej wybrać model z szerszym wlotem. Zbyt wąska szczelina oznacza konieczność składania papieru, co zwiększa ryzyko zacięcia i spowalnia pracę.
Każda niszczarka ma określony czas pracy, po którym musi się zatrzymać, żeby silnik mógł się schłodzić. W tanich modelach czas pracy wynosi czasem tylko 2–5 minut, a przerwa trwa nawet pół godziny. W sprzęcie do biura lepiej postawić na niszczarkę, która działa bez przerwy przynajmniej 10–15 minut, a potem, po krótkiej przerwie, szybko wraca do działania. Ten parametr decyduje o tym, czy pracownicy będą mogli zniszczyć większą liczbę dokumentów od razu, czy będą musieli czekać, aż urządzenie się ochłodzi.
Niektóre niszczarki hałasują tak, że trudno rozmawiać przez telefon albo skupić się przy biurku. Poziom hałasu podawany jest w decybelach – dla porównania: 50–60 dB to jeszcze akceptowalny poziom, porównywalny do pracy drukarki. Modele głośniejsze, zbliżające się do 70 dB, mogą przeszkadzać w małych pomieszczeniach. Jeśli niszczarka ma stać blisko stanowisk pracy, warto wybrać cichszy model. Praca w biurze nie powinna brzmieć jak remont, nawet jeśli niszczysz tylko kilka kartek.
Nie każda niszczarka niszczy wyłącznie papier. Wiele modeli potrafi też zniszczyć zszywki, spinacze, karty płatnicze czy nawet płyty CD. Dla biura, w którym niszczone są różne nośniki, to duża zaleta – nie trzeba tracić czasu na usuwanie zszywek ani używać dodatkowego sprzętu. Przed zakupem warto sprawdzić, co dokładnie można wrzucać do podajnika, żeby nie uszkodzić mechanizmu. Im większa tolerancja urządzenia, tym mniej kłopotów w codziennej pracy.
Niszczarka powinna pasować do przestrzeni, w której będzie używana. W małym biurze liczy się każdy centymetr, więc warto zwrócić uwagę na szerokość i głębokość obudowy. Niektóre modele zmieszczą się pod biurkiem, inne lepiej ustawić w kącie pokoju. Istotna jest też waga – jeśli urządzenie będzie trzeba przestawiać, dobrze, żeby miało kółka. Mobilna niszczarka łatwiej zmienia miejsce, a to czasem bywa przydatne, zwłaszcza gdy urządzenie współdzieli kilka osób.